مرحبًا بكم في تطبيق إدارة صالة الألعاب الرياضية أوكوال

في هذا الدليل، سنتعلم كيفية تسجيل عميل، واختيار العضوية، وتحديث الملفات الشخصية، وإدارة المدفوعات.

الخطوة 1: الوصول إلى قسم الأعضاء

أولاً، انقر على زر الأعضاء من لوحة التحكم. في هذه النافذة، يمكنك رؤية أحدث 100 عضو. هناك خيار بحث حيث يمكنك البحث عن عضو بواسطة الاسم أو رقم الجوال أو البريد الإلكتروني أو معرف العضوية. اكتب القيمة المعروفة واضغط على زر البحث. ستظهر الأعضاء المتطابقة هنا. يمكنك أيضًا تصدير بيانات الأعضاء إلى PDF أو Excel من خلال النقر على زر التصدير واختيار التنسيق المطلوب.

لإنشاء ملف شخصي جديد، اضغط على زر إنشاء جديد في الزاوية العليا اليمنى.

الخطوة 2: إنشاء ملف شخصي

انتقل إلى قسم الملف الشخصي واملأ البيانات اللازمة عن العميل. لتغيير صورة العضو، مرر الماوس فوق الصورة الحالية وسترى زرين: أحدهما للتكبير والآخر لتغيير الصورة. إذا كان لديك كاميرا ويب متصلة، اضغط على زر التقاط الصورة، أو يمكنك رفع صورة موجودة من نظامك بالنقر على تحديد صورة. بعد ملء جميع البيانات اللازمة، اضغط على زر حفظ.

إذا قمت بتغيير الصورة، سيتم دفعها إلى النظام البيومتري وتحويلها إلى صورة ثلاثية الأبعاد للتحقق من الوجه على الأجهزة البيومترية. في بعض الحالات، إذا كانت الصورة غير واضحة أو مظلمة جدًا أو مبتسمة جدًا، قد يفشل كشف الوجه. للتحقق من الوجه، انتقل إلى التطبيق البيومتري، تحقق من المستخدمين الحاليين، وتأكد من أن وضع التحقق صالح. إذا فشل كشف الوجه، ستحتاج إلى تحديث الصورة في النظام البيومتري من هنا والتأكد من أن الوجه يتم اكتشافه بشكل صحيح لتحقيق سلس.

الخطوة 3: اختيار دورة

بعد ذلك، انتقل إلى علامات التبويب على الجانب الأيسر، حيث سترى جميع الاشتراكات المسجلة في هذه الصالة. اختر الاشتراك الذي يرغب العميل في الانضمام إليه. في هذا المثال، سأختار علامة عضوية الصالة. هنا، يمكنك رؤية الحالة الحالية للعضو. إذا كان لديهم اشتراكات سابقة، ستُدرج هذه التفاصيل هنا، بما في ذلك اسم الدورة، وتواريخ البدء والانتهاء، والرسوم، والجلسات، وأيام المكافأة، والحضور. لأخذ عضوية جديدة، انقر على زر الحصول على العضوية. اختر الدورة التي يرغب العميل في الانضمام إليها. في هذه الحالة، سأختار عضوية شهر واحد. اختر تاريخ بدء العضوية، أو تخطى إذا كانت تبدأ اليوم. اختر الضريبة، وإذا كان لديك رمز ترويجي، أدخله. الآن سترى تفاصيل العضوية: مدة الدورة، الرسوم، الخصم، المجموع الفرعي، الضريبة، والإجمالي. تحقق من جميع التفاصيل واضغط على زر حفظ.

الخطوة 4: إكمال الدفع

الآن بعد أن تم إنشاء العضوية ولكن لم يتم دفعها بعد، ستُعطَّل حالة العضوية. هناك طريقتان لإكمال الدفع:

• بعد إنشاء العضوية، سيتم توجيهك إلى الدفع. بدلاً من ذلك، يمكنك الدفع من خلال النقر المزدوج على تفاصيل الدورة والنقر على 'دفع الرسوم'. لا تتردد في إضافة وصف إذا لزم الأمر. اختر نوع الدفع: نقدًا أو بنك. اختر حساب السجل وأدخل المبلغ المستلم. تحقق من جميع التفاصيل، وإذا كان كل شيء صحيحًا، اضغط على حفظ. يرجى ملاحظة، إذا كانت الدفعة جزئية، فسيحصل العضو فقط على اشتراك للمبلغ المدفوع. على سبيل المثال، إذا دفعوا 100 درهم لدورة قيمتها 300 درهم، فسيحصلون فقط على 10 أيام من الصلاحية. يتطلب الأمر الدفع الكامل للعضوية الكاملة.
• إذا كانت الدفعة مقسمة بين نقد وبطاقة، ستحتاج إلى إصدار إيصالين: واحد نقدي وآخر للبنك. بعد الدفع الناجح، سيتلقى العضو التفاصيل عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني إذا كانت تلك الميزات مفعلة. يمكنك أيضًا إرسال الإيصال مباشرة إلى العميل عبر WhatsApp من خلال المرور فوق زر WhatsApp والضغط على إرسال. سيتم إرسال الرسالة تلقائيًا مع PDF المرفق.

الخطوة 5: تحديث أو تجديد العضوية

لتحديث أو تجديد العضوية، ابحث عن العضو بواسطة رقم جواله أو اسمه أو بريده الإلكتروني أو معرفه. انقر نقراً مزدوجاً على صف العضو. في نافذة الملف الشخصي، يمكنك تحديث التفاصيل، بما في ذلك الصورة، من خلال تمرير الماوس فوق الصورة الحالية والنقر على أيقونة الصورة. إذا كنت مسجلاً كمسؤول، يمكنك تحديث تواريخ بدء وانتهاء العضوية يدويًا.

تجميد العضوية

إذا كنت بحاجة إلى تجميد العضوية لفترة، اضغط على زر تجميد الحساب. سترى سجل تجميد العضو السابق. اضغط على إنشاء جديد لتسجيل فترة تجميد جديدة. اختر تاريخ البدء، وإذا كنت تعرف متى يجب فك التجميد، تحقق من خانة الاختيار واختر تاريخ فك التجميد. سيقوم النظام بحساب عدد الأيام المجمدة، جنبًا إلى جنب مع أيام العضوية المعلقة للعضو. اضغط على حفظ لإكمال عملية التجميد.

فك تجميد العضوية

لفك تجميد عضو مجمد، انقر على زر 'تجميد الحساب'. ثم، انقر نقرًا مزدوجًا على سجل فك التجميد، واختر تاريخ 'حتى'، واضغط على زر 'تحديث'.

إرسال تذكيرات عبر WhatsApp

يمكنك إرسال تذكير عبر WhatsApp مباشرة من الملف الشخصي من خلال المرور فوق زر WhatsApp. سترى رسالة تذكير افتراضية للعضوية، يمكنك تعديلها قبل الإرسال.

إضافة ملاحظات

لإضافة ملاحظات للرجوع إليها في المستقبل، اضغط على زر الملاحظات. يمكنك رؤية الملاحظات السابقة أو إنشاء ملاحظة جديدة بالضغط على زر جديد. املأ العنوان والمحتوى، ثم اضغط على حفظ. يمكنك أيضًا تعديل أو حذف الملاحظات الحالية.

التحقق من الحضور

للتحقق من حضور عميل معين، انقر على علامة التبويب الخاصة بالحضور في القائمة الجانبية اليسرى. اختر فترة العضوية التي تريد مراجعتها.

تجديد العضويات

لتجديد العضويات، انقر على علامة التبويب الخاصة بالاشتراك واضغط على زر التجديد. اختر الدورة المطلوبة، الضريبة، وتاريخ البدء، أدخل الرمز الترويجي إذا كان متاحًا، وتحقق من البيانات. اضغط على حفظ لإكمال التجديد.

إلغاء العضوية

إذا كنت بحاجة إلى إلغاء عضوية، انقر نقراً مزدوجاً على سجل العضوية واضغط على زر إلغاء العضوية. يرجى ملاحظة أن الإلغاء هو إجراء دائم وسيمحو العضوية، والفاتورة، والمعاملات ذات الصلة.

سجلات الحضور

للتحقق من سجلات الحضور أو تصديرها، انقر نقراً مزدوجاً على سجل العضوية واضغط على زر الحضور. يمكنك أيضًا تصدير هذه البيانات إلى Excel أو PDF.

عرض الفواتير

لعرض جميع الفواتير لعميل، اضغط على علامة التبويب الخاصة بالفواتير على الجانب الأيسر، اختر نطاق التاريخ، وسيقوم النظام بإدراج جميع الفواتير بين تلك التواريخ. يمكنك تصدير هذه البيانات إلى PDF أو Excel.

إنشاء فاتورة جديدة

لإنشاء فاتورة جديدة، اضغط على إنشاء جديد وأكمل إدخال المبيعات. لمزيد من التفاصيل، يرجى الرجوع إلى دليل الفواتير. بالمثل، يمكنك التحقق من جميع الإيصالات للعميل من خلال النقر على علامة التبويب الخاصة بالإيصالات.

الخاتمة

هذا ينهي دليل تسجيل العضوية وإدارتها. شكرًا لاستخدامك أوكوال!